Coordinar eventos es como armar un rompecabezas, todas las piezas deben estar perfectamente ensambladas para lograr nuestro objetivo.
Son muchos años que he dedicado al diseño y coordinación de eventos corporativos, trabajando en esta industria he podido darme cuenta cuales cosas realmente no funcionan, no importa el tamaño ni el formato de un evento.
Por esto quiero compartir con ustedes 5 errores que nunca debes cometer al coordinar el tuyo, estoy segura que teniéndolo claro tu evento será inolvidable.
1. Crearlo desde tu perspectiva
Un evento exitoso debe partir primero de un objetivo claro, que todo se produzca teniendo como centro no solo la marca, sino también al invitado. La persona en la que hemos invertido tiempo y dinero para que asista y una vez lo haga, lo ideal es que viva una experiencia que lo atrape, que se sienta valorado por la empresa.
Hablo de elegir el lugar que sea conveniente para él, si es un evento de pie el discurso debe ser breve, si es un almuerzo y se servirá horas después de la llegada, colocar picaderas de entrada y si es un desayuno coordinar que sea lo primero en el programa, es posible que nuestro invitado llegue sin haber comido.
Tomar las decisiones desde la óptica del invitado nos permitirá brindarle una experiencia placentera, la cual se quedará en su cabeza y será determinante a la hora de llevar las manos a sus bolsillos a nuestro favor.
2. Programa: Habla el presidente, el director, el gerente general, el gerente de marca……….
¿A quién no le ha tocado ir a una actividad donde ponen a hablar a todos y cada uno de los miembros de la directiva, propietarios o la familia? ¿O donde los temas que se tratan no llevan un orden lógico? A menos que sea un congreso, seminario o evento de formación con varios expositores, la tendencia en los eventos es que menos, es más.
Lo ideal es redactar un programa acorde al tipo de evento, reducir las participaciones a las imprescindibles y que se comparta con los asistentes algo ciertamente relevante y de valor. De este modo aprovechar la maravillosa oportunidad de quedar en la mente de los asistentes.
3. No utilizar el poder del branding
En los eventos corporativos el branding es el rey. Todos conocemos el gran valor de las experiencias, se habla mucho de que deben ser memorables, a través del branding aumentas la probabilidad de que recuerden esa experiencia que vivieron en tu evento.
Dale identidad a tu evento, haz que la marca esté presente de manera creativa en todo el recorrido, el cual inicia de afuera hacia dentro, desde la invitación, landing page, la entrada, detalles en sus asientos, la cinta que se cortara en la inauguración, hasta la aplicación que utilizarás para actividades en línea durante el evento.
Que todo evoque la imagen con la cual deseas que se quede tu invitado.
4. Dejar el evento en 4 paredes
Un evento es una herramienta poderosa para lograr tus objetivos de posicionamiento, reputación y ventas, no la desaproveches.
Tienes la oportunidad de lograr que tu evento impacte a más personas de las que asistieron, haciendo tu inversión mucho más efectiva. Contrata los servicios de relaciones públicas para que tengas la difusión adecuada en los medios de comunicación.
Difunde por tus redes sociales, crea dinámicas en torno al evento, comparte, haz que tu audiencia o comunidad lo disfrute, transmite vía streaming el evento convirtiéndolo en uno hibrido donde el público que esta remoto sienta la experiencia como si estuviera on site.
5. Hacerlo todo tu
En una publicación que hice hace poco en mis redes sociales, decía que un evento se resume a una cadena en la que debemos cuidar que ningún eslabón falle.
Son muchas acciones, mucho que coordinar y muchos actores que intervienen por más pequeño que sea el evento.
Déjate acompañar por profesionales, harán tu presupuesto más eficiente, te descargarán de las tareas de organización, tienen la capacidad y la experiencia para que todas tus ideas se hagan realidad y podrás compartir y poner tu atención plena en tus clientes y asistentes, que al final es para lo que creaste el evento.
¡¡Espero estas recomendaciones puedan ser de utilidad en tu próximo evento!!
Cuéntame en los comentarios que te pareció y cuál otro error debemos dejar de cometer. ¡¡Hasta el próximo artículo!!
Muy bueno
Tremendo
Que bueno que te gustó!! Espero se de mucha utilidad en tus próximos eventos.
Excelente artículo.!
Felicidades por esta iniciativa Norma!
Muchisimas gracias Mildred, nos encanta la idea de poder darles herramientas y orientación!!
Excelente. Me quedo con que no todos hablen en el evento. 👏🏻 Y sobre todo con el punto 2. 🚀🥳
Que alegría leerte!! Feliz con que este articulo te sirva para cuando te toque coordinar tu evento👏🏼👏🏼👏🏼
Excelente visión y sin desperdicios este artículo. Sin duda unas manos expertas en la que cualqueir empresa puede confiar su evento, con la profesionalidad impecable que te caracteriza.
Wao Florangel, emocionada con tu mensaje, gracias por tus palabras y por tu valoración sobre lo que aquí hablamos.
Excelente! De verdad qué hay cosas de esas que no toman en cuenta los organizadores porque las hacen sin conocimiento o para complacer al cliente y si las tomaran en cuenta quedaría mejor el evento y la marca al gusto del invitado.
Gracias por tu comentario Rossy, esa es la idea, que con estas recomendaciones podamos tomar mejores desiciones en nuestros eventos.
Excelente información! Gracias por compartir 🌹
Norma, cuántas situaciones me llegan al leerte. Muy válido cada punto. Se padece mucho cuando no solo quiere hablar hasta el gato, sino cuando el uno repite la idea del otro…y así. El poder del branding es materia pendiente. Inspírate en la próxima sobre este punto. Aprenderemos mucho.
Querida Grisbel, tu como maestra de ceremonias vives esto mucho. Siiii vamos a desglosar mas ese tema tan util, el Event Branding. Muchas gracias!!